El Mantenimiento Preventivo en el POS

En Posper Panamá, comprendemos la necesidad de mantener todos los equipos de su comercio funcionando al 100%. Un programa de mantenimiento robusto ayuda a mantener sus instalaciones y equipos en las mejores condiciones posibles.

Un programa de mantenimiento preventivo ayuda a:

• Incrementar la vida útil de sus equipos tecnológicos.
• Fortalecer la coordinación de espacio, operaciones y empleados.
• Prevenir fallas y downtime en equipos informáticos.
• Mejorar la productividad.
• Coordinar peticiones de servicio.
• Disminuir costos en reparaciones.
• Minimizar costo de inventario para equipos y consumibles.

La eficacia de un programa de mantenimiento preventivo se define con base en el costo (tiempo, recurso humano, herramientas y piezas) que se invierte en la realización de las tareas de mantenimiento, en función del costo total que se invertiría solucionando los problemas que podrían surgir debido a la falta de mantenimiento. En un entorno comercial de retail de alto volumen, el más mínimo contratiempo en el área de las cajas registradoras podría tener consecuencias graves para la organización, consecuencias que se pueden evitar en gran medida integrando un programa de mantenimiento preventivo para los equipos.

El Escáner de Códigos de Barras

Una de las áreas más importantes de un comercio es la que registra las entradas de dinero, el “POS”, o el conjunto de equipos de software y hardware que engloba en un solo sitio el proceso de venta, está compuesto de una pieza de hardware que expedita el proceso de registro de cada artículo que se esté adquiriendo, el Escáner de Códigos de Barras.

Este equipo captura la información del código de barra y lo convierte de una serie de barras (o formas) a una cadena de texto. La cadena de texto (comúnmente un número) es enviada al software de facturación en el computador para ser cotejada con la base de datos del inventario. El código de barras por sí solo no contiene información alguna del producto. La información reposa en la base de datos del inventario, incluyendo todas las características del producto, como proveedor, presentación y precio. Al emitirse el “beep” que indica la lectura exitosa, la base de datos envía la descripción del producto y el precio, luego registra la deducción del inventario dependiendo de la cantidad que se esté facturando, todo esto en una fracción de segundo.

Escáners con Balanza

La mayoría de los escáners no poseen piezas móviles, salvo por los que integran una balanza para registrar el peso de la mercancía. Cuando se coloca algún producto que se venda por peso, además de capturar el código de barras, el escáner envía la información de la masa que detecte encima de la superficie de pesaje hacia el software de facturación. El peso recibido se toma como un multiplicador de cantidad para calcular el precio total de venta, tomando el precio unitario cotejado en la base de datos.

Al ser un dispositivo mecánico-electrónico el que envía la información al software para hacer el cobro, es sumamente importante mantenerlo calibrado correctamente para asegurar que la lectura del peso sea precisa. Una calibración incorrecta conlleva a cuantiosas penalizaciones para el comercio de parte de las autoridades que protegen al consumidor. Además, puede causar pérdidas de dinero al no registrar el peso correcto a la hora de efectuar una venta.

Óptica

La velocidad de lectura de un escáner depende directamente de la óptica en el mismo. Emisores y receptores de luz deben contar con una trayectoria precisa para evitar retrasos. Una alteración milimétrica al momento de captar el reflejo del código puede hacer que un código no sea leído. Los códigos de barras incluyen un dígito verificador. Gracias a esto, el escáner corrobora que la serie de dígitos concuerde con el dígito verificador antes de enviarlo al software, por lo que si hay una lectura errónea, no hay ‘beep’ y se necesita una nueva lectura del código.

Los escáners de códigos de barras de mostrador suelen tener una vida útil de hasta 15 años, la cual se puede aumentar si se le da un mantenimiento apropiado. Estos equipos están diseñados para un alto tráfico y son fabricados para mantenerse empotrados dentro de un mueble de supermercado. Al estar empotrados, son un blanco fácil para el desgaste del tiempo o caídas accidentales de productos a granel, causado por bolsas rotas, por ejemplo. Nuestra empresa ofrece planes de mantenimiento preventivo y correctivo para escáners de cadenas de supermercados. Ofrecemos un servicio integral que garantiza que sus escáners de códigos de barras se mantengan en óptimas condiciones para mantener lecturas precisas de códigos y de peso. También contamos con equipos nuevos y reconstruidos, cuya garantía del fabricante se puede extender a través de uno de nuestros paquetes de mantenimiento.

Escáners de Mano

Dependiendo del tipo de comercio, podría ser más práctico utilizar escáners de mano o ‘pistola’. Estos, a su vez, se clasifican entre escáners de mano cableados y escáners de mano inalámbricos. En los escáners de mano cableados, el constante movimiento diario que se necesita realizar para que el personal de caja pueda leer todos los códigos de los productos que pasan por la caja, podrían causar daños físicos en el cable, haciendo que el escáner eventualmente deje de funcionar. En Posper Panamá contamos con repuestos para varios de los modelos más vendidos de escáners de códigos de barras, el Symbol LS2208, también vendido con las marcas Motorola y Zebra. Reemplazar el cable puede darle una segunda vida al escáner, puesto que estos están diseñados para un uso de alto tráfico y el eslabón más débil tiende a ser el cable. Para escáners inalámbricos, luego de algún tiempo de vida entre los 18 y 24 meses, es recomendable reemplazar las pilas de la batería recargable, puesto que su vida útil disminuye y se reduce el tiempo que el escáner es capaz de sostener la carga. Posper Panamá le ofrece también escáners de mano cableados e inalámbricos.

Impresoras

Otro componente importante es la impresora. En muchos países existen normativas de impresoras fiscales para comercios, las cuales almacenan las transacciones en una memoria inviolable para fines de auditoría. Aun con la entrada en vigencia de la facturación electrónica, la impresora es y seguirá siendo necesaria en los POS, puesto que es la manera más fácil de verificar que los clientes lleven los items que refleja su tiquete de caja en la mayoría de los comercios. Lea nuestro artículo sobre la conversión de impresoras fiscales a impresoras de facturación electrónica.

Las impresoras más usadas en el POS utilizan un rollo de papel en lugar de hojas sueltas. Esto se debe a que las facturas pueden ser muy cortas o extensas. Además, el rollo puede almacenar muchos metros de papel, lo que garantiza mayor tiempo operativo sin recambios. Las impresoras de POS pueden ser Impresoras Fiscales, Impresoras de Comandas o Impresoras de Picking, y las hay en distintos tipos de impresión dependiendo del uso. Un funcionamiento incorrecto en una impresora de POS podría causar que las facturas no sean legibles, lo que puede ser causa para sanciones de parte de la autoridad de protección al consumidor.

Impresoras Térmicas

Las impresoras térmicas son las más utilizadas en el POS. Esto se debe a que no necesitan un consumible (tinta) para imprimir, lo que las hace más fáciles de operar, más simples de reparar, menos propensas a daños y más económicas. Debido al desgaste y la impresión de muchas facturas diariamente por mucho tiempo, con el tiempo podrían experimentar fallos. Los problemas más comunes en este tipo de impresoras son los sensores, alimentación de energía y en el mecanismo que corta el papel, lo que también puede generar atrasos y daños a las facturas físicas en el área de cajas. Las impresoras fiscales también pueden presentar otros fallos propios de la memoria fiscal, como agotamiento o memoria llena.

Impresoras de Impacto o de Matriz

A pesar de ser más costosas, en algunos sitios se continúa utilizando impresoras de impacto o de matriz, principalmente en los lugares en los que se necesita tener dos copias del mismo documento. Las impresoras de impacto o de matriz utilizan una cinta entintada y agujas que presionan fuertemente la cinta contra el papel para imprimir el texto, lo que las hace más propensas a residuos internos y requieren un mantenimiento más frecuente.

Impresoras Híbridas (Térmica+Impacto)

Estas impresoras combinan la función térmica para imprimir facturas y además, tienen otra impresora de impacto en el interior, que es útil para validar cheques, certificados de regalo y otros documentos en papel. Aún se utilizan ampliamente en muchas de las cadenas de supermercados más grandes. Al tener dos módulos de impresión, su funcionamiento es más complejo. De la misma forma que combinan las funciones de las impresoras térmicas y las de impacto, sus posibles fallas también se combinan, requiriendo un correcto mantenimiento para minimizar fallas y tiempo fuera de operación.

Cajones de Dinero

Una de las piezas más importantes del POS es donde se almacena el dinero en efectivo. El cajón de dinero tiene la funcionalidad más sencilla del conjunto: abrir la gaveta cuando el POS o la impresora le envíen la señal y reportar el estado de la gaveta, si está abierta o cerrada. En algunas ocasiones, por falta de mantenimiento, el mecanismo de apertura se podría atascar, provocando que el dinero se quede encerrado, lo que causaría retrasos en una fila de clientes que necesiten pagar con efectivo, retrasos en el proceso de arqueo y posible pérdida de dinero, por lo que este componente se debe mantener en el estado más óptimo posible.

En Posper Panamá le ofrecemos a su negocio planes de mantenimiento preventivo y correctivo, contamos con capacidad de atención a lo largo y ancho del país, tiempos de respuesta cortos, personal con vasta experiencia en el campo y además de todo esto, le ofrecemos soluciones de alto valor tecnológico a un precio accesible. Para mayor información o para obtener una cotización de mantenimiento preventivo para su comercio, contáctenos.