¿Qué es un POS? ¿Mi Empresa lo Necesita?

¿Qué hace bueno un POS? ¿Qué beneficios le da a mi empresa? ¿En realidad importa? Discutamos qué es un POS y por qué debería buscar uno.

Un punto de venta (POS, por sus siglas en inglés Point-of-Sale) se refiere a los procesos involucrados al registrar una transacción de ventas. Esta es una etapa que se incurre en cada negocio en donde productos o servicios se ofrecen y son pagados. Antes de que los sistemas informáticos formaran parte de nuestro día a día y fuesen asequibles, este proceso era realizado a través de cajas registradoras electrónicas tradicionales e incluso calculadoras con impresoras de recibos integrados. A pesar de que esto puede sonar arcaico para los estándares de hoy día, aún hay muchas empresas que utilizan la forma antigua, lo que puede deberse a restricciones de costo, o simplemente por no estar al tanto de los beneficios de un buen POS.

Repasemos la anatomía de un sistema de punto de venta, y por qué es beneficioso para su empresa.

¿En qué consiste un buen sistema POS?

Un sistema POS es el componente principal de su empresa y consiste en equipos clave tanto en hardware como en software que trabajan en conjunto para permitir al cajero o la cajera completar las transacciones de venta a los clientes. Los softwares pueden diferir en características y funcionalidades, pero el hardware utilizado es casi universal.

El Hardware

• Pantalla de computadora registradora (monitor, tablet, etc). Provee la representación visual de las funcionalidades del sistema. Efectuar una venta, ver reportes y manejar inventario a través de la Interfaz Gráfica de Usuario (GUI, por sus siglas en inglés).
• Escáner de códigos de barras. Todos los artículos ofrecidos en su empresa pueden ser almacenados en el sistema de administración de inventario, y los códigos de barras pueden utilizarse para automatizar el proceso de compra, escaneando fácilmente para obtener toda la información relevante como precios y cantidades en inventario. Dependiendo del tipo de comercio, podría requerir escáneres fijos, escáneres de mano (comúnmente llamados “de pistola) o escáneres de mostrador (o “in-counter“), con la opción de balanza.
• Datáfono o Terminal de Tarjetas. La mayoría de los clientes prefiere utilizar Tarjetas de Crédito o Débito a efectivo para efectuar pagos y realizar compras en el día a día. Los pagos con tarjeta sólo seguirán incrementando, aumentando también los sistemas de pago sin contacto. Un datáfono o terminal de tarjeta puede ser proporcionado por la entidad bancaria en la que su empresa mantiene su cuenta corriente. Dependiendo del software, es posible enviar la información de los totales al datáfono y evitar ingresar el monto nuevamente. Esta operación se puede realizar con ayuda de cables de integración personalizados de Posper Panamá.
• Impresora Fiscal. En Panamá y muchos otros países de Latinoamérica, los puntos de venta están fiscalizados por el Estado a través de las Impresoras Fiscales. Estas impresoras reciben los items (productos y/o servicios) facturados, así como la tasa de impuesto a cobrar por artículo y calculan el impuesto adecuado, imprimen el recibo y almacenan los datos en la memoria de la impresora. Los modelos de impresoras fiscales son homologadas para cada país por la autoridad competente, en Posper Panamá contamos con las siguientes impresoras fiscales disponibles. A pesar de estar en proyecto la Ley de Facturación Electrónica, la misma no contempla reemplazar directamente las impresoras fiscales al momento de entrar en vigencia, sino actuar como una medida de transición con miras a un futuro con menos papel y más documentos electrónicos.

El Software

Los dos tipos de software para POS son: locales y basados en la nube. Los sistemas POS locales están instalados en una o más computadoras en su empresa, con un servidor opcional que almacena los datos de todas las actividades del punto de venta de manera centralizada. Usted es responsable del mantenimiento del software, y podría requerir recursos adicionales para una infraestructura de red apropiada para seguridad y rendimiento óptimos.

Las soluciones de POS basadas en la nube son conocidas como POS SaaS (Software como Servicio, por sus siglas en inglés) y la mayoría (o todo) el software se accede vía internet y se aloja en la nube. Estas soluciones usualmente llevan medidas de seguridad para garantizar el uso aunque el servicio de internet no esté disponible.

¿Qué hace que un sistema POS sea bueno?

En general, todos los sistemas POS manejan el mismo concepto – procesan la venta y almacenan la transacción junto con administración de inventario. A pesar de que estas características pueden ayudar a su empresa, podría no ser suficiente para realmente optimizar sus operaciones diarias. Para ejecutar y hacer crecer su negocio de manera eficiente, usted necesita las herramientas y el conjunto de características que pueden lograr muchas de las tareas que pueden ser críticas para su empresa:

• Reportes Detallados de Ventas – Ayudan a analizar y pronosticar ventas futuras, mantener los libros con precisión y desarrollar campañas publicitarias para aumentar las ventas. Permite descubrir qué productos se están moviendo y cuáles no para aprovechar esa información y planificar mejor sus ventas o estrategias de mercadeo.
• Procesamiento de Pagos Integrado – Simplifica el proceso de ventas y mantiene todos los datos dentro del mismo sistema centralizado para más eficiencia y precisión.
• Administración Flexible de Inventario – Le permite poder personalizar sus datos de inventario según su tipo de negocio, además de tener la capacidad de importar y exportar fácilmente los datos desde otro software. Crea alertas automáticas basadas en los niveles de stock y otros factores, como la fecha de vencimiento de los productos.
• Administración de Personal – Ayuda a realizar seguimiento de sus empleados y brinda una forma sencilla de marcar las entradas y salidas. Maneje fácilmente sus horarios y planillas.
• Administración de Clientes – Ayuda a conocer mejor a su cliente, mantenerse en contacto con ellos incluso luego de las ventas a través de las redes sociales y otras herramientas de mercadeo. Proveer un toque personal y recompensar la lealtad es una excelente forma de hacer que los clientes siempre regresen.
• Compatibilidad con el Hardware – Facilidad de agregar dispositivos como terminales móviles, lectores de códigos de barras y tablets para ayudar a simplificar las operaciones diarias. Los escáneres de códigos de barras inalámbricos son una gran ventaja cuando se necesitan ejecutar acciones y su sistema POS se encuentra al otro lado de la tienda. Las balanzas integradas son excelentes cuando se necesitan pesos precisos y previenen posibles errores humanos.
• Rendimiento – No importa cuántas funciones geniales tenga, no sirve de nada si el sistema no funciona bien. Tomar demasiado tiempo para procesar las cosas retrasará las tareas más básicas. Un programa que no responda o colapse (se tildee) durante operaciones críticas lo frustrará a usted y a sus clientes. Los errores en el software pueden causar inexactitud o corrupción de datos. El software nunca es perfecto: sólo mire con qué frecuencia se actualiza el Sistema Operativo Windows. Usted busca un software POS que esté constantemente actualizado y parcheado contra cualquier vulnerabilidad.
• Seguridad – Al tratar con el dinero e información confidencial de los clientes, es imperativo que el sistema esté seguro. Hay muchos aspectos a considerar en la seguridad, se aplica al software, hardware, infraestructura de red e incluso negligencia humana. Debido a que hay muchas partes para esto, es mejor elegir un sistema POS que sea seguro, para que al menos una variable esté cubierta.
• Integración – Ser capaz de integrarse y trabajar en conjunto con otro software que esté utilizando puede beneficiar enormemente a su empresa. Quizá esté utilizando Sage 50 y le gustaría sincronizar automáticamente los datos entre éste y su sistema POS. O puede que desee sincronizar la información de productos, clientes y pedidos entre su sistema de punto de venta y su sitio de comercio electrónico. Tener un sistema que pueda adaptarse a esta necesidad lo ayudará a administrar su negocio de manera más eficiente.

¿Realmente importa?

Brindar una excelente experiencia al cliente es importante. Hacer que el proceso de pago sea rápido y sin problemas es una forma de hacerlo. Satisfacer sus necesidades con el reabastecimiento oportuno del inventario es otra. Dar a sus clientes una razón para regresar con recompensas de lealtad y ejecutar planes estratégicos de mercadeo que los mantengan interesados en los productos que pueden estar buscando les ayuda mucho. Brindando a usted y a su personal formas simples e intuitivas de administrar las tareas diarias, dejando más tiempo para concentrarse en el crecimiento del negocio. Puede explorar fuentes adicionales de ingresos expandiéndose a otros canales de ventas y administrarlo fácilmente a través de un sistema. Todo esto es posible con un sistema POS.

Pero… ¿No es caro?

El presupuestarse correctamente es una de las bases para cualquier negocio. Si bien puede ser desalentador y abrumador reemplazar algo a lo que está tan acostumbrado con una nueva tecnología, es importante comprender que ahorra tiempo en las tareas diarias, valorar la precisión que proporciona, además de la gran cantidad de herramientas útiles que ayudan a mejorar el mercado su negocio para sus clientes, hace que el retorno de la inversión supere en gran medida los costos involucrados.

Su negocio realmente ahorra dinero al implementar un sistema POS que realice las siguientes tareas por usted:

• Reducirá las fugas en inventario debido al robo, desperdicio y mal uso por parte de los empleados.
• Proporcionará mejores márgenes basados ​​en informes detallados de ventas, que puede utilizar para promover estratégicamente artículos específicos con bajo rendimiento.
• Mejorará la precisión al no ingresar manualmente el precio de cada artículo durante una transacción de venta. Esto elimina enormemente los errores humanos y las conjeturas.
• Reducirá el papeleo, lo que a su vez ahorra tiempo que dedica a su negocio. Ya sea para calcular los impuestos comerciales, hacer inventario, compilar cifras de ventas y otras tareas operativas necesarias.

En Posper Panamá le podemos asesorar para que seleccione el mejor POS para el tipo de comercio que tenga. Ya sea que tenga una tienda minorista, un restaurante, un bar, una pizzería, un salón de belleza o una tienda de comestibles, no hay razón para que no invierta en un sistema de punto de venta.